Nach einem Bericht der IT - Mittelstand, Ausgabe 1 -2/2006

Für die meisten Menschen ist ein Telefon ein Gerät mit dem sie telefonieren.

Bei dem Schweizer Unternehmen Swissvoice hingegen ist ein Telefon hingegen gleich ein Projekt.

Da der TK-Sepzialist innerhalb eines Jahres die Hard- und Softwareentwicklung von 12 neuen Projekten - sprich Telefonendgeräten - starten mußte, sah man sich nach einer neuen Projektcontrollinglösung um. Fündig wurden die Schweizer schließlich bei 3pleP, einem auf Projekt Management und -Controlling spezialisierten Freiburger IT-Unternehmen.

Über die Gründe der Auswahl und die damit verbundenen Ziele sprach IT-Mittelstand mit Andreas Zipp, Chief Technologie Officer, und Norbert Dippong, Head of Software Development.

ITM: Herr Zipp, Swissvoice ist ein kleines, aber erfolgreiches Unternehmen, dass Telekommunikationslösungen entwickelt und europaweit vertreibt und das in Konkurrenz zu Konzernen wie Siemens und Phillips. Wie schaffen Sie das?

Zipp: Wir müssen tatsächlich in einem harten Wettbewerb bestehen, aber das fuktioniert gut. So kommt der größte Teil der ISDN-Linie für die Deutsche Telekom nicht etwa von Siemens sondern von Swissvoice!

Ohne eine projektübergreifende Planung hätte Swissvoice mittel-
und kurzfristig auf verlorenem Posten gestanden.

ITM: Herr Dippong, die IT dürfte für Ihr Geschäft eine überlebenswichtige Rolle spielen; was genau war der Anlass für die Anschaffung eines neuen Projektcontrolling-Systems?

Dippong: Der Hauptgrund war, dass wir eine projektübergreifende Planung haben wollten und zwar über die Termine, die Ressourcenauslastung und den Ressourcenbedarf sowie über die Kosten hinweg. Bei einer Vielzahl von parallel laufenden Projekten hatten wir vor Einführung der 3pleP Projekt-Suite das MS Project im Einsatz. Dabei konnte die Ressourcenauslastung nur beherrscht werden, indem wir alle Projekte in einem MS Project File zusammenhhrten, an dem wiederum - sprich an der Planung - nur eine Person gleichzeitig arbeiten konnte.

Dieser Zustand war sehr unbefriedigend. Und die projektübergreifende Planung und das Synchronisieren der Projekte verliefen nie einwandfrei. Der konkrete Anlass für die Anschaffung einer neuen Projekt-Controlling-Lösung war, dass Swissvoice innerhalb eines Jahres die Hard- und Softwareentwicklung von 12 neuen Projekten, sprich Telefonendgeräten,
gestartet hat.

Seit der Nutzung von 3pleP stimmen Planung und Wirklichkeit stärker überein,
weil einfach die Qualität der Planung besser geworden ist.

Zipp: …Parallel zur Projektierung der 12 neuen Telefonendgeräte, wobei einzelne Projekte mit 20 Mann an die anderthalb
Jahre dauern können, haben wir bei der Softwareentwicklung einen Plattformwechsel vollzogen. Dabei haben wir unsere Arbeitsphilosophie, den Aufbau und die Architektur unserer Software grundlegend erneuert.

ITM: Welche Anforderungen musste das neue System erfüllen, wie hoch lag die Messlatte?

Dippong: Das Wichtigste war, mit dem System projektübergreifendoperieren zu können. Ebenso mussten Kriterien erfüllt sein wie Projekt- und Ressourcenplanung, Übersicht zur Ressourcenauslastung in einem Zeitfenster bis zu einem
Jahr, Proiektkosten, Onlinezeiterfassung auf Taskebenes, synchroner Zugriff auf die einzelnen Projekte sowie Erzeugung
von Prozessstandards.

Gerade das Thema ,Ressourcenauslastung’ ist unter betriebswirtschaftlichen Aspekten extrem wichtig für uns, egal ob auf die ganze Entwicklungs-Crew, auf die Software-Linie, auf die Hardware-Schiene oder auf einzelne Spezialisten bezogen. Weiter wollten wir mit der neuen Lösung unsere Projektkosten ohne großen zeitlichen Aufwand berechnen können. Und die jetzt erstellten Prozessstandards dienen dazu, dass nicht jeder Projektleiter seine Projekte unterschiedlich, sondern nach vorgegebenen, bewährten Modellen einheitlich plant.

ITM: … das klingt ja fast nach einem Businessmodell!

Zipp: In der Tat! Alles in allem ist die Summe dieser Prozessmodelle so etwas wie ein Geschäftsmodell für den Bereich Entwicklung bei Swissvoice. Zudem besitzen wir nun ein hervorragendes Frühwarnsystem: Wenn in einem Projekt etwas
aus dem Ruder läuft, können wir frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Und: Seit der Nutzung von 3pleP stimmen Planung und Wirklichkeit stärker überein, weil einfach die Qualität der Planung besser geworden ist.

Auch die Mitarbeiter sehen nun die Vorteile der 3pleP Projekt-Controllig Suite

ITM: Herr Dippong, welche Erfahrungen haben Sie als Verantwortlicher für die Einführung der Lösung in dieser Zeit gemacht? Wo lag die größte Herausforderung?

Dippong: Mit Stand heute ist die Akzeptanz für die neue Projekt-Management-Software gänzlich vorhanden, denn die 44 Mitarbeiter, die mit ihr arbeiten, sehen jetzt die Vorteile für die Planung und Steuerung der eigenen Projekte.

Der schwierigste Teil der Einführung war, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, 3pleP auch wirklich zu nutzen. Der Mehraufwand der Mitarbeiter beim Umgang mit einem neuen Tool - parallel zum Alltagsgescbäft - war die größte
Hürde bei der sukzessiven Einführung der Lösung. Jedoch baute die frühe Einbindung der Benutzer in die Definition der Prozessmodelle einige Widerstände ab und war ein wichtiger Baustein bei der Implementierung, die in acht Monaten über die Bühne ging.

Dank 3pleP haben wir die Kosten-/Nutzenkontrolle in der sofortigen Übersicht

ITM: Herr Zipp, nun arbeiten Sie schon über ein Jahr mit der neuen Lösung. Wie beurteilen Sie heute die Anschaffung und den damit verbunden Nutzen für Ihr Unternehmen?

Zipp: Ohne eine projektübergreifende Planung hätte Swissvoice mittel- und kurzfristig auf verlorenem Posten gestanden. Weiter haben wir mit der Ressourcenplanung ein ganz starkes Management-Instrument für unser Entwicklungsgeschäft, mit der wir auf Knopfdruck die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter in allen Projekten einsehen können. Mit MS Project hätten wir heute keine Übersicht mehr über alle Projekte.

Ein weiteres Plus ist die Kostenkontrolle. Per Mansklick lassen sich die Kosten eines Projekts etwa auf die Crew, auf einen Monat oder auf ein Jahr schnell und einfach darstellen. Und wir auf der technologischen Seite können mit 3pleP unsere tatsächlichen Kosten reduzieren, denn die Lösung ermöglicht, die Ressourcen flexibel, optimal und deswegen auch kostengünstig einzusetzen. Zudem nuten wir 3pleP als Reporting-System für unser Management: in einer Übersicht, in der alle freigegebenen Projekte und Kostenträger enthalten sind, sehen wir die laufenden Kosten, die budgetierten Kosten und den gestemmten Anteil des einzelnen Projekts.

Die Entscheidung für 3pleP hat unser Unternehmen leistungsfähiger gemacht

Zipp: Die 3pleP Project Suite hilft uns, besser und schneller zu planen. So können wir heute mit Kundenanfragen auf Basis unserer Auslastung schnell, einfach analysieren und die Realisierung in einem bestimmten Zeitfenster simulieren. Wir spielen auch Alternativen durch, prüfen, ob wir laufende Projekte verschieben können, ob wir externe Mitarbeiter hinzuziehen müssen, rechnen alles wieder durch, bis wir schließlich eine Lösung gefunden haben und dem Kunden ein konkretes Angebot machen. Und dies alles geschieht auf der Grundlage der Daten im 3pleP-System.

» Swissvoice Anwenderbericht (Adobe™-PDF 349KB)